Papierovanie - čo to je? vedenie kancelárie a pre správu dokumentov

Úspech operácie mnohých organizácií závisí na riadne postavené práce. Každý zamestnanec, nieto hlavu ešte viac, porozumieť papierovanie. Čo to je, aké sú jeho vlastnosti, hlavné typy, a že sa berie do úvahy pri organizovaní pracovný postup?

základné pojmy

Každá spoločnosť, bez ohľadu na jeho stav a počet zamestnancov v bežnom podnikaní vyrába a spracováva veľké množstvo dokumentov. Všetky z nich patrí k organizačné a administratívne dokumenty. Kľúčové pojmy v tejto súvislosti zahŕňajú správu záznamov a správu dokumentov.

Volanie aktivita papierovanie, ktorá zaisťuje tvorbu úradných listín, ako aj organizovať prácu s nimi. Na druhej strane, na základe dokumentu, ktorý má rozumieť činnosť, ktorá si kladie za cieľ organizovať pohyb dokumentov vo firme od okamihu, kedy boli vytvorené alebo prijatého pred ukončením práce s nimi (zaslať do vlastných rúk adresáta, dodanie do archívu).

Často organizácie kancelárie vyberie jeden alebo viac pracovníkov, ktorí dohliadať na proces.

Žiadny podnik nemôže existovať nezávisle na práve. Že sa upravuje vedenie záznamov a papierovanie. Otázky v týchto oblastiach rozhodnúť sekretárky, archivári a zamestnanci personálneho oddelenia.

Kancelárska práca na základe údajov západku prostredníctvom vytvorenia papierové či elektronické prístroje. V tomto ohľade je papierovanie to znamená, že pohyb dokumentu od okamihu vytvorenia až po realizáciu. Pracovný postup možno rozdeliť na vnútorné a vonkajšie.

Vnútorné obeh dokumentov predložených v nasledujúcich etapách:

1. Vývoj súlade s projektovou dokumentáciou.
2. Harmonizácia s vedením.
3. Podpísanie dokumentu.
4. Doklad o registrácii: dátum a číslo (po zverejnení dokumentu sa považuje za prijatá pre vykonanie).
5. Prináša informácie o príjemcovi a kontroly.
6. Poprava.
7. Zverejnenie vykonávacích zmluvných dokumentoch.
8. Zničenie alebo archivácie cenných papierov, ktorých termín vypršal.

Obrat zahraničného zahŕňa nasledujúce kroky:

1. Prijatie dokumentu v podniku.
2. Registrácia obdržal dokumentáciu (nutné pre kontrolu vykonávanie dokumentov).
3. Nakladanie s korešpondenciu: zoznámenie, prevedenie.
4. Registračné zodpovední v prípade potreby.
5. Tvorba archív alebo zničenie.

Správa dokumentov vo vzťahu k veci:

• vzostupný spoj (z podriadené hlavy);
• downlinku (z hláv slave);
• horizontálne (medzi podriadenými).

Každý pohyb každého dokumentu by mal byť zaznamenaný vo zvláštnom registri. To môže byť kniha jázd, dokument, karty, e-zinu, atď.

kto je zodpovedný

Niektorí zamestnanci nemajú ponoriť do papierovanie. Čo to je, je dobre vedomá tajomníka, pretože to je jeho povinnosť - dodržiavať pracovné postupy v organizácii. Sekretariát je povinný plniť hlavnú funkciu poskytnutie dokumentov v kancelárii. S ohľadom na tvar a funkcie práce, kancelárske práce možno rozdeliť na:

1. Centralizovaná. All sekretariát v jednom oddelení a je predmetom jediného šéfa. To môže byť starší sekretárka alebo recepčná.
2. Decentralizované. Sekretárky, rovnako ako tí zamestnanci, ktorí môžu vykonávať svoje povinnosti, pracovať v rôznych oddeleniach firmy a sú podriadené rôznym veliteľom.
3. Zmiešané. Často sa nachádzajú vo veľkých podnikoch. office organizácie bude závisieť na tom, aký druh sekretariát dostal.

V menších organizáciách, funkcia recepčný môže byť vykonaná akýmkoľvek zamestnancom, ktorým táto povinnosť je priradená buď hlava. Ak sa tieto funkcie nie sú vysvetlené v zmluve zamestnanca zo zamestnania, je nevyhnutné pre výkon ich dodatku k zmluve o vydaní, kde budú uvedené, a malo by určiť výšku odmeny za plnenie povinností úradníka.

inštrukcia

Bez ohľadu na veľkosť firmy a jej tvar hlavy by nemala zanedbávať existenciu spisovenských manuálu.

Inštrukcie - nie je len právny akt, ktorý umožňuje zaviesť správu záznamov. Čo je to? Jedná sa o interný dokument spoločnosti, ktorá je schválená poradie vedenie, ktoré nemá dátum vypršania platnosti.

Existujú písomné doklady hlavnej fázy pohybu, vzhľadom na zoznam úradníkov, ktorí majú podpisové právo určitého dokumentu sú vzorové výplne a registračné formuláre.

HR outsourcing

Zoberme si HR outsourcingu. Čo je to? Ak vaša organizácia prevádzkuje najmenej jednu osobu, potom je to povinné Infesta príslušných dokumentov.

Pod HR outsourcingu pohybu pochopiť konkrétne dokumenty súvisiace s prácou aktivitou občanov. V častých prípadoch, zavedenie takéhoto dokumentu sa priradí zamestnancami personálneho oddelenia. Musí akceptovať dokumenty z pracovníkov, procesov a ich uloženie na regulovaných pravidlá pokynov. Navyše ich povinnosti zahŕňajú spracovanie osobných údajov, vrátane citlivej.

HR outsourcing je vedená oddelene od všeobecnej, dodržiavanie pravidiel dôvernosti.

optimalizácia

Vo veku vyspelých technológií a výpočtovej techniky, existuje veľa firiem, ktoré nie sú malé, ktorí naďalej nosiť papierové dokumenty. kancelárske dokumenty sú stále zaznamenané v bežných časopisoch a listy sú poslané.

To znamená, že za prvé, kvôli neochote zamestnancov rekvalifikovať, a za druhé, nie každý má finančnú podporu. Ale každý vodca musí uvedomiť, že mnoho investícií do optimalizácie v budúcnosti mohli značne znížiť náklady spoločnosti.