Účtovanie licencií: Ako nastaviť objednávku v softvéri

Tento článok je venovaný účtovaniu softvérových licencií v organizáciách rôzneho rozsahu. Pretože nezáleží na tom, koľko počítačov je vo vašej kancelárii alebo v podniku - 5 alebo 5000 - v práci organizácie softvér hrá dôležitú úlohu ako hardvér a vyžaduje rovnakú pozornosť manažmentu.

Okrem toho existuje tiež známy článok č. 146 Trestného zákona, ktorý trestá používateľov neoprávneného alebo napadnutého softvéru. Nebudeme sa zaoberať otázkou, kto je zodpovedný za jeho použitie v podniku: vedúci, vedúci IT oddelenia alebo koncový používateľ. Ale na monitorovanie softvéru používaného v spoločnosti je stále potrebné pre správcu systému. A to zahŕňa neustále účtovanie a monitorovanie softvéru nainštalovaného používateľmi, účtovanie licencií už nainštalovaného softvéru, včasné aktualizácie atď. Môžete samozrejme zakázať používateľom inštalovať softvér na vlastné počítače, ale nezabudnite, že ste často sami dodržiavali zahraničné obmedzenia? Áno, a stále nemôže sledovať ani niekoľko desiatok používateľov, nehovoriac o tisícoch.

Takže ako vkladáte veci do poriadku do softvéru vašej spoločnosti, uistite sa, že licencie softvéru, ktorý používate, sú neustále a neustále sa inštalujú v pevnom rámci?

Najskôr: Musíte vytvoriť inventár celého softvéru nainštalovaného v celej organizácii (nebudem tu hovoriť o tom, ako to urobiť najúčinnejšie, je to samostatná konverzácia, ktorá nie je na jednej stránke). V dôsledku tohto postupu by ste mali mať súhrnnú tabuľku všetkých programov nainštalovaných v každom počítači: čo, kde a kedy bola inštalovaná, je žiaduce vedieť, kto (ak napríklad počítač používa niekoľko ľudí). V tej istej tabuľke by mal byť samostatný stĺpec určený na účtovanie licencií všetkých softvérov dostupných v organizácii. V prípade softvéru, ktorý má príslušné licencie, mali by ste mať vždy na dosah ruky dokumenty, certifikáty, licenčné zmluvy, schránky, šeky atď.

Druhý: Čo robiť s komerčným softvérom, ktorý nemá licenciu? Licenčné účtovné zásady vyžadujú odstránenie akéhokoľvek softvéru, ak nie je potrebné, aby zamestnanec plnil povinnosti, ktoré mu boli pridelené. No, ak je softvér nevyhnutný, o otázke jeho nákupu by mal rozhodnúť manažér a čo najskôr tu je oneskorenie neprijateľné.

Nemyslite si však, že po inventarizácii softvéru a "čistení" podnikovej siete z nelicencovaného softvéru je účtovanie licencií dokončené a môžete relaxovať. Používatelia sú ako deti, ktoré verne veria, že učiteľ nevidí, čo sa deje za poslednými stolmi. Môžem povedať s absolútnou istotou, že po neúspechu nadriadených a sysadmínov a po niekoľko dní potichu sedí, maximálne týždne, výhradne v práci, užívatelia začnú uvoľňovať a myslí si, že búrka prešla a všetko sa vrátilo na svoje normálne miesto, bude pokračovať v tom istom duchu. tj Znova začnite sťahovať z internetu alebo prinášať z domova na vymeniteľné médiá pochybný softvér. Nepretržité účtovanie licencií a softvéru by to malo zabrániť všetkým. Ak viete o porušení, môžete ho odstrániť. Preto je také dôležité byť vždy vedomý.

Tu sme sa dostali k hlavnej otázke: prečo potrebujeme konštantné účtovníctvo licencií a softvéru vo všeobecnosti? Odpovedám:

1. Licenčné účtovníctvo pomáha zachovať čistotu softvéru vašej spoločnosti. Prečo? Odkazujem na článok 146 Trestného zákona Ruskej federácie o porušovaní autorského práva a súvisiacich práv.

2. Účtovanie licencií a softvéru pomáha ušetriť na kúpe nového softvéru. Myslím, že ste sa opakovane stretli s tým, že ste si kúpili niečo, čo už existuje, ale bolo to niekde ležiace okolo, stratené, nezachytené v očiach atď.

3. Účtovné licencie vám umožňujú aktualizovať softvér v súlade s požiadavkami pracovného postupu, ako aj včasné obnovenie licenčných zmlúv.

4. Licenčné účtovníctvo vám pomôže plánovať budúce náklady na softvér.

Dôvody pre potrebu registrácie licencií môžu byť uvedené na neurčito. Zameriavame sa len na štyri body, mali by stačiť na to, aby pochopili, ako neustále registrácia licencií môže uľahčiť život správcovi systému a nadriadenému a možno sa zbaviť problémov.