Softvér na správu dokumentov

Softvér je pôvodne vyvinutý pod sloganom "Zjednodušíme pracovný postup". Ale všetci, ktorí sú spojení s týmto veľmi cirkuláciou dokumentov, pretože boli zaneprázdnení 8 hodín denne a zostali v podnikaní. Programy nezbavujú pracovnú dobu. Prinajmenšom väčšina existujúcich softvérových produktov pre pracovný postup urobila prácu komplikovanejšou a komplikovanejšou. Jediná vec úspešná s programátormi v tomto smere je úplná závislosť podniku od fungovania ich programov.

Napríklad nie tak dávno som bol svedkom účtovného vyhlásenia, že nemôžu vypočítať a prepustiť osobu v dovolenke. Podmienky boli trochu špecifické, ale nakoniec bolo všetko v rámci súčasného kódexu práce. A jediný jasný dôvod odmietnutia zamestnancovi bol neschopnosť dovolenkového programu stráviť navrhovanú situáciu. Osoby dostali niekoľko typických možností, ale také, že boli investované do dostupných funkcií účtovného softvéru. Zároveň bol hlavný dôvod čo najviac skrytý a na povrch, až potom, čo sa zamestnanec dostal k princípu a začal trvať na svojom vlastnom. Nakoniec čo sa stane? Program by mal zlepšiť výrobné procesy a v skutočnosti im ukladá ďalšie obmedzenia.

Alebo príklad z vlastného života. Mám nejaký koníček - programovanie v prostredí VBA. Počas niekoľkých rokov práce v kancelárii vzniklo viac ako tucet celkom zložitých "majstrovských diel" a niekoľkých menších, z ktorých len jeden zvykol, a jeden si vyžadoval nejaké zdokonalenie. A z pohľadu programovania boli to naozaj pomerne zložité makrá, ktoré prevádzkujú a spracovávajú veľké množstvo informácií. A všetci fungovali dobre. Určitý čas. Len umenie v čistej forme sa ukázalo byť tak prakticky nemožné. Od poslednej úspešnej implementácie si pamätám program na prepisovanie textov vytvorený v programe vba pre program Word a program na zhromažďovanie mesačných prehľadov v programe Excel.

Z mojich pozorovaní a neúspešných pokusov môžem ponúknuť niekoľko kritérií, ktoré sú povinné pre získanie programu, ktorý sa skutočne môže zakladať a byť užitočný v kancelárii:

• - Ak je výsledkom programu dokument, mali by byť vydané vo formáte, ktorý je vhodný na manuálnu úpravu. Nielen tlač, ale aj súbor vhodný na zmeny. Ak potom tieto zmeny zostanú v histórii, uložíme upravený súbor.

• - program na jednej strane by mal byť schopný zadávať informácie ľubovoľným používateľom, na druhej strane modul na monitorovanie a rýchlu korekciu chýb spáchaných obmedzeným počtom odborníkov

• - pri zadávaní údajov od interpreta sú potrebné len zoznamy. Nemali by existovať žiadne združenia. Všetky prírastky odčítania musia byť vykonané programom. Dajte ľuďom možnosť spočítať počet riadkov a od 10 ľudí 1 nesprávne počítať a 1 vlastným spôsobom.

• - pri zadávaní údajov by softvér mal poskytnúť príležitosť nechať takmer všetky polia prázdne s možnosťou ich neskoršieho vyplnenia. Prečítajte si stokrát predtým, ako budete vyžadovať povinné pole.

• - komplexná automatizácia je možná len pre najprimitivnejšie akcie. A keďže prísne predpisy prakticky nikdy neexistujú, musia byť automatizované iba tie najbežnejšie operácie. Program by mal byť nástrojom, nie náhradou pre výkonného umelca.

Nemôžete uveriť, môžete skontrolovať, ale ignorovanie vyššie uvedených povedie k výsledku, že automatizácia bude byrokratické hemoroidy. A konečne, chcem všade všemožné toľko automatizovaného šťastia.